Establecer protocolos es una de las tareas más importantes a la hora de llevar una correcta gestión en las clínicas dentales.
Por ello, hemos conversado con Teresa Boronat, Co-Founder de Experience Consulting Dental, quien nos cuenta en el siguiente video la importancia que tiene la protocolización de procesos en las clínicas dentales, además de explicarnos algunos ejemplos de problemas de protocolos y cómo podemos gestionarlos.
Vídeo: TIPS de Teresa Boronat para establecer la protocolización de los procesos
➜¿Por qué es importante la protocolización de los procesos?
Los procesos son una herramienta muy útil para las clínicas. Es la mejor manera para saber qué procedimientos seguir y de que manera deben actuar los profesionales de una clínica dental. Por ello, es muy importante ver y entender los protocolos con la visión de que van a facilitarnos el día a día, evitando errores y malos entendidos que puedan generarse entre los profesionales o con los pacientes.
➜¿Cuál es la función de los protocolos en la clínica dental?
La función más clara de los protocolos es crear orden dentro de la clínica. Básicamente, los protocolos ayudan a organizar la clínica internamente, para que esta organización sea visible externamente, ya que cuando hay un orden interno, los pacientes lo perciben y esa clínica acaba inspirándoles confianza. De esta forma, estos protocolos consiguen que la clínica dental sea percibida por los pacientes como un entorno muy organizado y que les aporta seguridad.
Así, podemos afirmar que la protocolización de procesos ayuda a crecer hacia la excelencia a la clínica dental que lo aplica correctamente.
➜¿Qué procesos deben estar protocolizados en la clínica?
En la clínica dental, todo debería estar protocolizado, desde el proceso más simple hasta el más complejo. En muchos casos, encontramos clínicas en las que la mayoría de los fallos se producen en los procesos más simples, y esto suele producirse porque muchas veces se dan por supuesto muchas cosas, es decir, se considera que esos procesos, al ser simples, ya deben saberse. Por ello, los protocolos deben establecerse desde que se abre la clínica hasta que se cierra, con la idea de que nunca cambien y el funcionamiento esté totalmente establecido.
Además, tener todos los procesos protocolizados también ayuda, por ejemplo, cuando incorporamos nuevo personal a la clínica dental. Al tener estos protocolos, los nuevos profesionales dentales comenzarán su trabajo con unos conocimientos previos sobre cómo funciona esa clínica, algo que les facilitará en gran medida su integración y adaptación al equipo.
➜¿Qué consejos pueden aplicar las clínicas dentales para el procedimiento de protocolización de procesos?
En primer lugar, las clínicas deben hacer listados de todos los procedimientos que llevan a cabo. A continuación, deberán dividirse todos esos procedimientos por áreas, delimitándolos de la manera más específica posible.
Por supuesto, un punto muy importante es crear estos listados de protocolos y procedimientos junto al equipo de profesionales de la clínica. Cuando se crean junto a ese equipo, ellos pueden aportar sus puntos de vista, ya que son quienes están en el día a día de la clínica y la conocen a la perfección. También es importante porque al hacerlos partícipes de esta tarea, consiguen implicarse en el proyecto y más tarde, la implantación de los protocolos establecidos será mucho más fácil, ya que todos conocerán desde el primer momento cuáles son los procesos que se deben establecer.
➜Por último, ¿Cuál sería un ejemplo de procedimiento sencillo que en muchas ocasiones las clínicas dan por sentado?
Uno de los procedimientos simples que muchas clínicas dan por sentado sería cómo atender al teléfono en la recepción de la clínica. Es un proceso al que no se le da importancia y en el que muchas clínicas fallan, por lo que lo correcto sería establecer un protocolo de atención telefónica en la clínica, con el fin de que siempre se realice la tarea de la misma manera y no se cometan errores.
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