Estabelecer protocolos é uma das tarefas mais importantes quando se trata de gerir correctamente uma clínica dentária.
Por este motivo, falamos com Teresa Boronat, Co-Fundadora de Experience Consulting Dental, que nos conta no seguinte vídeo a importância sobre a protocolização de processos nas clínicas dentais, bem como exemplifica alguns dos problemas mais comuns com protocolos e como podemos gestioná-los.
Video: DICAS de Teresa Boronat para estabelecer a protocolização dos processos
➜Por que é importante a protocolização dos processos?
Os processos são ferramentas muito úteis para as clínicas: eles são a melhor maneira de saber que procedimentos os profissionais de uma clínica dentária devem seguir e de que maneira a equipe devem agir. Por isso, é muito importante compreender ver os protocolos com a visão de que eles vão a facilitar nosso dia a dia, ajudar-nos a evitar erros e mal-entendidos que possam surgir entre profissionais ou com os pacientes.
➜Qual é a função dos protocolos na clínica dentária?
A função mais clara dos protocolos é criar ordem dentro da clínica. Basicamente, os protocolos ajudam a organizar a clínica internamente, isto porque quando existe ordem interna, os pacientes conseguem perceber e isso lhes transmite confiança. Desta forma, o uso de protocolos na prática dentária faz com que a clínica seja vista pelos pacientes como um ambiente altamente organizado e seguro.
Assim, podemos afirmar que a protocolização de processos, quando feita de maneira correcta, ajuda a clínica a crescer e a chegar cada vez mais próxima de atingir excelência.
➜Que processos devem estar protocolizados na clínica?
Na clínica dentária, tudo deveria estar protocolizado, já que, em muitos casos, encontramos clínicas onde a maioria dos erros ocorre nos processos mais simples, e isto acontece normalmente porque muitas coisas são tidas como certas. Considera-se que processos tidos como como simples e básicos já deveriam ser do conhecimento de toda a equipe. Por esta razão, os protocolos devem ser usados desde o momento de abertura até o fechamento da clínica, de maneira a garantir constância no serviço, quando plenamente estabelecidos.
Além disso, ter todos os processos registados também ajuda, por exemplo, quando incorporamos novos funcionários à clínica dentária. Ao ter estes protocolos em vigor, novos profissionais da equipe iniciarão o seu trabalho com algum conhecimento prévio de como a clínica funciona, o que facilitará grandemente o seu trabalho de integração e adaptação a equipe.
➜Que conselhos às clínicas dentárias podem por em prática para o procedimento de protocolização de processos?
Primeiramente, as clínicas devem fazer uma lista de todos os procedimentos que elas têm. Depois, deverão dividir todos esses procedimentos por áreas, delimitando-as o mais especificamente possível.
Evidentemente, um ponto muito importante é a criação destas listas de protocolos e procedimentos em conjunto com os profissionais da clínica. Quando são criados em conjunto com a equipe, todos podem contribuir com as suas opiniões, pois são eles que estão envolvidos na gestão diária da clínica e conhecem-na de dentro para fora. É importante também fazê-los participar nesta tarefa, de maneira a envolver-se no projecto e mais tarde, a implementação dos protocolos estabelecidos será muito mais fácil, pois todos saberão desde o início que processos precisam de ser estabelecidos.
➜Finalmente, qual seria um exemplo de um procedimento simples que as clínicas muitas vezes não aderem?
Um dos procedimentos simples que muitas clínicas supõe que não faz falta é atender o telefone na recepção. É um processo ao qual não é dada a devida importância e no qual muitas clínicas falham, por isso a coisa correcta a fazer é estabelecer um protocolo telefónico para a clínica, a fim de que se realize sempre a tarefa da mesma maneira e que não se cometam erros.
Esperamos que tenha achado toda a informação sobre protocolização e processos muito interessante. Claro que, se tiver alguma dúvida, contacte-nos e teremos todo o prazer em ajudá-lo e oferecer-lhe o melhor para a sua clínica dentária. Esperamos vê-lo aqui e nas nossas redes sociais. Até breve!
