Alguma vez teve problemas ou dúvidas quando esta na hora de como gerir a agenda da sua clínica dentária? Isto deve-se frequentemente a uma falta de conhecimento ou de organização.
Por esta razão, Teresa Boronat, Co-Founder da Experience Consulting Dental, fala-nos dos problemas que frequentemente ocorrem nas clínicas dentárias quando se trata de gerir a agenda, e apresenta-nos algumas dicas e soluções para abordar e conseguir uma boa gestão.
Vídeo: DICAS para melhorar a gestão da agenda na clínica dentária
➔Que papel desempenha a agenda numa clínica dentária?
A agenda na clínica dentária tem um papel fundamental. De facto, poderia ser considerada o "coração" do sucesso quotidiano da clínica.
No entanto, normalmente descobrimos que as clínicas dentárias, ou por falta de formação ou não lhe dar a importância necessária, falham na gestão da agenda. Por conseguinte, os trabalhadores da clínica precisam de mudar a sua mentalidade e começar a compreender a gestão da agenda como base para o correcto funcionamento da clínica dentária.
➔Quais são os erros mais comuns que as clínicas dentárias cometem na gestão da agenda?
O erro mais comum é que a agenda não é revista e planeada com antecedência suficiente. Normalmente, as clínicas dentárias começam o seu trabalho diário sem saber que tarefas têm de ser realizadas no dia-a-dia. Por este motivo, tem de verificar a agenda com antecedência e ver que tudo está bem coordenado é a base para uma gestão de diários na clínica dentária.
Em segundo lugar, muitas clínicas não têm o pessoal clínico realmente formado para levar a cabo uma boa gestão diária, tornando a tarefa muito mais complicada. Além disso, em muitos casos existe uma falta de conhecimento em relação aos tipos de tratamentos dentários que têm lugar nas clínicas, os tempos que cada tratamento necessita e o procedimento a ser seguido em função do tratamento. Esta falta de conhecimento torna muito mais difícil programar correctamente os procedimentos dentários na clínica dentária.
Em última análise, é necessário estabelecer protocolos para a gestão correcta da agenda da clínica.
Porque é que sempre que falamos de gestão de agendas falamos também de gestão do tempo?
Isto porque a gestão da agenda e gestão do tempo são totalmente relacionados. De facto, para a maioria das clínicas dentárias, a frase "não tenho tempo" mas, no entanto, o tempo é o mesmo para todos, a diferença está em como é gerido o tempo, estabelecer prioridades e saber como organizar tarefas de acordo com o tempo disponível.
Desta forma, se a agenda for bem gerida na clínica, mas o tempo disponível não for bem gerido, será impossível executar correctamente estas tarefas que tenham sido agendadas.
➔Para concluir, que recomendações nos dá Teresa para que as clínicas dentárias possam ter uma boa agenda?
Cada clínica dentária deve saber que tipo de agenda quer ter. Isto deve fazer com os pacientes em mente, e não a clínica.
Por outro lado, como já mencionámos, é também essencial ter uma formação adequada da equipa da clínica, especialmente no caso do pessoal da recepção, sem formação, é impossível para estes empregados optimizar o horário da clínica dentária da forma correcta.
Naturalmente, não se deve esquecer a necessidade de criar alguns protocolos que controlam todos os tempos e procedimentos tratamentos dentários realizados na clínica.
Desta forma, apenas implementando estes conselhos Teresa deu-nos, será possível que a clínica dentária tenha uma boa agenda para os próximos anos.
Além disso, se quiser aumentar os seus conhecimentos quando se trata de gerir a agenda na clínica dentária, hoje em dia em Experience Consulting Dental têm um curso de gestão que explora este e muitos outros tópicos em profundidade, com o objectivo de ajudar as clínicas no seu trabalho quotidiano e na gestão da sua agenda.
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Até breve!!