En este post queremos empezar a desarrollar un tema del que poco se habla y que sin embargo es vital para el funcionamiento de una clínica dental y para todo negocio: la gestión de compras y stock.
Para empezar a desarrollar este tema, te vamos a mostrar los resultados de un estudio que realizamos durante el último año a partir de encuestas a más de 500 clínicas. Pero antes, una breve introducción sobre la importancia del tema.
Importancia de la gestión de compras y stocks
Cómo trabajamos estos procesos internos de la clínica impacta directamente en la rentabilidad y calidad de servicio. De forma muy resumida, para ser eficientes debemos encontrar el equilibrio entre trabajar con la mínima cantidad de materiales en stock necesarios para desarrollar la actividad y hacerlo con el mínimo riesgo de no poder brindar el servicio debido a la falta de suministros.
En otras palabras:
- Si tenemos en stock muchas unidades de todas las referencias que podemos llegar a necesitar para asegurarnos poder brindar siempre el servicio, necesitaríamos un almacén enorme y tendríamos mucho dinero inmovilizado en productos que probablemente no lleguemos a utilizar.
- Por el contrario, si tenemos siempre la mínima cantidad de productos y no planificamos a la perfección la demanda, es muy probable que tengamos que cancelar citas de pacientes porque nos falte algún material, dando un mal servicio y perdiendo pacientes.
En conclusión, lograr la eficiencia de las operaciones no es tarea fácil y en ella intervienen muchas variables que iremos desarrollando en otros posts: planificación de la demanda, cantidad de referencias, tiempos de entrega de proveedores, caducidad de los materiales, capacidad financiera, procesos internos y automatización.
Estudio sobre gestión de stocks en clínicas dentales
Lo que te contamos a continuación, son las principales conclusiones de un estudio que realizamos desde finales de 2017 a junio de 2018 en el que participaron más de 500 clínicas dentales de España.
Se obtuvieron distintos tipos de comportamiento en las variables analizadas según el tamaño de la clínica. Aquí la distribución del tamaño de las clínicas encuestadas:
¿Quién es el responsable de realizar las compras en la clínica?
En un 57% de las clínicas, la persona responsable de la gestión de compras y stock en la clínica es el propio odontólogo, seguido por el auxiliar en un 15% y un rol responsable de administración en un 14%. El 14% restante, no se identificaban con estos roles definidos. En el gráfico, vemos como estas proporciones varían según el tamaño de la clínica.
Un dato interesante es la relevancia que toma la gestión logística en las clínicas de mayor tamaño, donde existe el rol de una persona responsable de administración y logística. Por el contrario, en las clínicas más pequeñas es el odontólogo quien realiza todos estos procesos.
Independientemente del sea responsable de estas tareas, tener procesos definidos y automatizados siempre ayuda a reducir tiempos y errores humanos.
¿Con qué frecuencia se realiza el de control de stocks?
En un 42% de las clínicas, la frecuencia de control es mensual, seguido por la semanal en un 18%. En el gráfico, vemos como estas proporciones varían según el tamaño de la clínica.
En los extremos tenemos dos casos distintos de ineficiencia:
- En frecuencias muy altas, si no tenemos herramientas que nos ayuden a automatizar el control, es posible que perdamos mucho tiempo en realizar esta tarea.
- En frecuencias muy bajar, es posible que tengamos mucho material inmovilizado (lo que significa tener mucho dinero inmovilizado), aumentando la probabilidad de desperdiciar parte del mismo por no utilizarlo, mal mantenimiento o caducidad.
¿Con qué herramienta se lleva el control de stocks?
Un 42% de las clínicas llevan un control a través de hojas de cálculo, principalmente Excel. Sorprendentemente en segundo lugar, la herramienta de mayor uso es una simple hoja de papel y un lápiz con un 28%. En tercer lugar, tenemos los softwares de gestión de stock con un 22%. Como siempre, te lo mostramos según el tamaño de la clínica.
Aquí nos encontramos con datos muy curiosos. En primer lugar, que una de las principales herramientas de gestión sea el lápiz y el papel, tratándose de un sector tan profesionalizado en lo clínico. Este método tan práctico, probablemente tenga influencia en errores de stock y compras, al ser tan dependiente de las personas, estar poco automatizado y sin sincronización alguna con el resto de personas que trabajan en la clínica.
Por otro lado, observamos que al aumentar su tamaño, las clínicas deben profesionalizar sus procesos y los softwares de gestión adquieren relevancia en el día a día de las mismas.
Principales conclusiones
Los productos y mercados pasan por diferentes etapas, donde para cada una es importante hacer extremadamente bien alguna parte de la cadena de valor. En los sectores maduros, como lo es el sector dental hoy en día, es necesario ser cada vez más eficientes en la gestión de procesos internos y cuidado del paciente.
El crecimiento de los grandes grupos de clínicas, la comoditización de los servicios y la consecuente reducción de los márgenes, hacen que sea muy importante estandarizar y automatizar los procesos en la clínica.
En Dentaltix estamos diariamente en contacto con los problemas que traen la falta de estandarización y procesos automáticos en las clínicas, que afectan directamente al cuidado del paciente: compra de materiales equivocados, productos que no llegan a tiempo y la preocupación y estrés por no saber si se podrá atender al paciente que implica, entre otros.
Si a esto le sumamos los errores que muchas veces cometemos los depósitos dentales al gestionar los pedidos, encontramos un espacio con grandes áreas de mejora.
Por eso hemos desarrollado Dentaltix Pro. Dentaltix Pro es un software de gestión de stock gratuito diseñado y desarrollado para facilitar la gestión de compras de la clínica dental. Para darlo a conocer, estamos brindando demostraciones y asesoramiento gratuito. ¿Te animas a probarlo?
