Établir des protocoles est l'une des tâches les plus importantes lorsque l'on souhaite obtenir une bonne gestion des cliniques dentaires.
C'est pourquoi, nous nous sommes entretenus avec Teresa Boronat, cofondatrice d'Experience Consulting Dental, qui nous explique dans la vidéo suivante l'importance de la protocolisation des processus dans les cliniques dentaires et nous montre quelques exemples de problèmes de protocole et la manière de les gérer.
Vidéo: Les TIPS de Teresa Boronat pour établir la protocolisation des processus
➜ Pourquoi la protocolisation des processus est-elle importante ?
Les processus sont un outil très utile pour les cliniques. Ils sont le meilleur moyen de savoir quelles sont les procédures à suivre et comment les professionnels d'une clinique dentaire doivent agir. Il est donc très important de voir et de comprendre que les protocoles ont pour but de faciliter notre travail au quotidien, en évitant les erreurs et les malentendus qui peuvent survenir entre professionnels ou avec les patients.
➜ Quel est le rôle des protocoles dans une clinique dentaire ?
Le rôle le plus évident des protocoles est de créer un ordre au sein de la clinique. Fondamentalement, les protocoles aident à organiser la clinique en interne, de sorte à ce que cette organisation soit visible depuis l'extérieur. En effet, lorsqu'il y a un ordre interne, les patients le perçoivent et la clinique leur inspirent alors confiance. De cette façon, ces protocoles garantissent que la clinique dentaire soit perçue par les patients comme un environnement hautement organisé qui leur offre la sécurité.
On peut donc affirmer que la protocolisation des processus aide les cliniques dentaires à évoluer vers l'excellence si elles l'applique bien.
➜ Quels sont les processus à protocoliser dans la clinique ?
Dans une clinique dentaire, tout doit être protocolisé, du processus le plus simple au plus complexe. Dans de nombreux cas, nous trouvons des cliniques dans lesquelles la plupart des défaillances se produisent dans les processus les plus simples, et cela se produit généralement parce qu'un grand nombre des taches quotidiennes dans les cliniques dentaires sont considérées comme acquises, c'est-à-dire que l'on considère que ces processus, étant simples, devraient déjà être connus. Par conséquent, les protocoles doivent être établis de l'ouverture de la clinique jusqu'à sa fermeture, avec l'idée qu'ils ne changent jamais et que le fonctionnement soit parfaitement établi.
De plus, le fait que tous les processus soient protocolés est utile lorsque nous intégrons de nouveaux employés dans la clinique dentaire. En disposant de ces protocoles, les nouveaux professionnels dentaires exerceront leur travail avec une certaine connaissance préalable du fonctionnement de la clinique, ce qui facilitera grandement leur intégration et leur adaptation à l'équipe.
➜ Quels conseils les cliniques dentaires peuvent-elles appliquer pour obtenir une bonne procédure ?
Tout d'abord, les cliniques doivent lister toutes les procédures qu'elles effectuent. Ensuite, toutes ces procédures doivent être divisées en domaines, en les délimitant aussi précisément que possible.
Bien entendu, il est très important de créer ces listes de protocoles et de procédures avec l'équipe de professionnels de la clinique. De ce fait, ils peuvent apporter leurs points de vue, car ce sont eux qui sont impliqués dans le fonctionnement quotidien de la clinique et qui la connaissent parfaitement. C'est également important car en impliquant l'équipe de professionnels dans cette tâche, ils s'impliquent dans le projet et plus tard, la mise en œuvre des protocoles établis sera beaucoup plus facile, car tout le monde saura dès le début quels processus doivent être mis en place.
➜ Enfin, quel exemple de procédure simple les cliniques prennent-elles souvent pour acquis ?
L'une des procédures simples que de nombreuses cliniques considèrent comme acquis est la façon de répondre au téléphone à la réception de la clinique. Il s'agit d'un processus qui est négligé et pour lequel de nombreuses cliniques échouent. La bonne méthode à adopter est donc d'établir un protocole téléphonique dans la clinique, afin que la tâche soit toujours effectuée de la même manière et qu'aucune erreur ne soit commise.
"VOTRE AVENIR SOUHAITÉ, EN CONNAISSANT LE CHEMIN ET EN LE RENDANT PLUS FACILE"
Nous espérons que vous avez trouvé les informations sur la protocalisation des processus très intéressantes. Bien sûr, si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter et nous serons heureux de vous aider et de vous offrir le meilleur pour votre clinique dentaire. Rejoignez-nous sur nos réseaux sociaux ! À bientôt !
