¿Has tenido alguna vez problemas o dudas a la hora de cómo gestionar la agenda de tu clínica dental? Muchas veces, esto se produce por falta de conocimiento o de organización.
Por ello, Teresa Boronat, Co-Founder de Experience Consulting Dental, nos cuenta cuáles son los problemas que suelen tener las clínicas dentales a la hora de gestionar la agenda, y nos presenta algunos consejos y soluciones para abordarlos y conseguir llevar una buena gestión.
Vídeo: TIPS para mejorar la gestión de la agenda en la clínica dental
➔¿Qué papel tiene la agenda en una clínica dental?
La agenda en la clínica dental tiene un papel fundamental. De hecho, podríamos considerarlo el "corazón" de la clínica para el éxito de su día a día.
Sin embargo, normalmente nos encontramos con que las clínicas dentales, o bien por falta de formación o por no darle la importancia necesaria, fallan en la gestión de la agenda. Por ello, los trabajadores de las clínicas deben cambiar su mentalidad y comenzar a entender la gestión de la agenda como la base para que el funcionamiento de la clínica dental sea el correcto.
➔¿Cuáles son los errores más comunes que cometen las clínicas dentales en la gestión de la agenda?
El error más común es que no se revisa ni planifica la agenda con la suficiente antelación. Normalmente, las clínicas dentales empiezan su día a día sin saber que tareas tienen que hacer para ese día. Por ello, revisar la agenda con antelación y ver que todo está bien coordinado es la base para una correcta gestión de la agenda en la clínica dental.
En segundo lugar, muchas clínicas no cuentan con el personal de clínica realmente formado para llevar a cabo una buena gestión de la agenda, por lo que la tarea se vuelve mucho más complicada. Además, en muchos casos existe una falta de conocimiento en relación a los tipos de tratamientos odontológicos que se realizan en las clínicas, los tiempos que necesita cada tratamiento y el procedimiento que debe seguirse en función de cada tratamiento. Así, este desconocimiento lleva a que sea mucho más complicado agendar correctamente los procedimientos odontológicos que se realizan en la clínica dental.
En definitiva, es necesario marcar unos protocolos para llevar a cabo correctamente la gestión de la agenda en la clínica.
➔¿Por qué siempre que se habla de la gestión de la agenda se habla también de la gestión del tiempo?
Esto se debe a que la gestión de la agenda y la gestión del tiempo están totalmente relacionados. De hecho, para la mayoría de las clínicas dentales es muy recurrente la frase "no tengo tiempo" pero, sin embargo, el tiempo es igual para todos, la diferencia reside en cómo se gestiona el tiempo, marcando prioridades y sabiendo organizar las tareas en función del tiempo del que se dispone.
De esta forma, si se gestiona correctamente la agenda en la clínica pero no se gestiona bien el tiempo del que se dispone, será imposible llevar a cabo correctamente esas tareas que se han agendado.
➔En conclusión, ¿qué recomendaciones nos da Teresa para que las clínicas dentales puedan tener una buena agenda?
Cada clínica dental debe saber qué tipo de agenda quiere tener. Esto debe hacerle pensando en los pacientes, no en la clínica.
Por otra parte, y como ya hemos comentado, también es fundamental una correcta formación del equipo de la clínica, especialmente en el caso del personal de recepción, ya que si no hay formación es imposible que estos empleados sepan optimizar de la forma correcta la agenda de la clínica dental.
Por supuesto, no se debe olvidar la necesidad de crear unos protocolos que controlen todos los tiempos y procedimientos odontológicos que se realicen en la clínica.
De esta forma, únicamente implementando estos consejos que nos ha aportado Teresa será posible que la clínica dental cuente con una buena agenda.
Además, si quieres aumentar tu conocimiento a la hora de gestionar la agenda en la clínica dental, actualmente en Experience Consulting Dental cuentan con un curso de gestión en el que se profundiza en este tema y muchos más, con el objetivo de ayudar a las clínicas en su día a día y en la gestión de su agenda.
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